คอลแรกกับเราคือบทสนทนาแบบ scoping ยาวประมาณ 30–45 นาที คุยเรื่องวิธีที่ระบบควบคุมเอกสาร ISO 9001 ของคุณทำงานอยู่จริงตอนนี้ ไม่ใช่การขายของ และไม่ใช่การให้ตัวเลขราคาแบบเดาลอย ๆ ถ้ากำลังจะขอใบเสนอราคาระบบ ISO 9001 สิ่งแรกที่ควรรู้ตรง ๆ คือเราวางขอบเขตงานและตีราคาการสร้างระบบอัตโนมัติหลังจากเห็นกระบวนการจริงของคุณเท่านั้น ไม่ใช่จากคำอธิบายกว้าง ๆ แบบทั่วไป
นั่นหมายความว่าคอลนี้มีหน้าที่ชัดเจน คือทำความเข้าใจว่าระบบควบคุมเอกสารของคุณตอนนี้หน้าตาเป็นอย่างไร งานแมนนวลไปกองอยู่ตรงไหนบ้าง และสิ่งที่คุณต้องการเป็นสิ่งที่เราสร้างให้ได้หรือไม่ นี่ไม่ใช่การสาธิตสินค้าสำเร็จรูป เพราะเราไม่มีสินค้าสำเร็จรูปให้สาธิต ทุกระบบที่เราสร้างวางขอบเขตตาม SOP ของแต่ละโรงงาน
ทำไมคอลแรกถึงยังบอกราคาไม่ได้
เราไม่ประกาศราคาไว้ล่วงหน้า และในคอลแรกก็จะไม่ให้ตัวเลขราคาด้วยเหตุผลเดียวกับที่ช่างรับเหมาไม่ตีราคาต่อเติมบ้านจากรูปถ่าย ต้นทุนของการสร้างระบบอัตโนมัติขึ้นอยู่กับว่าคุณควบคุมเอกสารกี่ประเภท SOP กำหนดจุดตัดสินใจไว้กี่ขั้น มีทะเบียนและจุดกระจายเอกสารกี่จุดที่ต้องอัปเดตให้ตรงกัน และตอนนี้ใช้ระบบอะไรอยู่แล้วบ้าง สิ่งเหล่านี้มองจากภายนอกไม่เห็น
สิ่งที่เราคุยได้ในคอลคือโครงสร้างต้นทุนในภาพกว้าง เช่น ต้นทุนการวางระบบเทียบกับเวลาที่เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารต้องใช้อยู่ทุกวัน หรือมันอยู่ตรงไหนเมื่อเทียบกับค่าธรรมเนียมหน่วยรับรองที่จ่ายอยู่แล้ว เพื่อให้คุณมีกรอบคิดที่ใช้ประเมินใบเสนอราคาได้จริง ไม่ใช่แค่ของเราเจ้าเดียว ตัวเลขที่ชัดเจนจะตามมาหลังคอล และวางขอบเขตตามสิ่งที่คุณเล่าให้ฟังจริง
เราจะถามอะไรบ้างในคอล
คำถามที่เราถามเป็นคำถามเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่คำถามเชิงขาย คาดหวังได้ว่าเราจะถามเรื่อง
- ประเภทและปริมาณเอกสาร — ควบคุมเอกสารกี่ประเภท ขั้นตอนปฏิบัติงาน แบบฟอร์ม และบันทึกมีกี่รายการ แก้ไขบ่อยแค่ไหน
- จุดตัดสินใจ — ใครเป็นผู้ทบทวนเนื้อหา ใครเป็นผู้อนุมัติ และเป็นขั้นตอนเดียว สองขั้นตอน หรือสายอนุมัติหลายชั้น
- ตอนนี้ร่องรอยเอกสารและการอนุมัติอยู่ที่ไหน — แบบฟอร์มกระดาษ ทะเบียน Excel แพลตฟอร์ม QMS หรือผสมกันทั้งสามแบบ
- จุดที่งานแมนนวลสร้างปัญหาจริง — พิมพ์ซ้ำลงหลายทะเบียน รายชื่อผู้รับเอกสารที่ไม่อัปเดตตามทัน วันครบกำหนดทำลายเอกสารที่ไม่มีใครติดตามจนกว่าจะถูกถามตอนตรวจ
- ระบบที่ใช้อยู่แล้ว — Google Workspace, Microsoft 365 หรือเครื่องมือ QMS ที่มีอยู่ เพราะเราสร้างระบบให้เข้ากับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว ไม่ใช่ให้ย้ายระบบก่อน
ไม่มีคำถามไหนเป็นการทดสอบ QMR ที่บอกตรง ๆ ว่า "ทะเบียนของเรามันยุ่งเหยิงมาก" ให้ข้อมูลที่มีประโยชน์กับเรามากกว่าคนที่เล่าเวอร์ชันที่ดูเรียบร้อยเกินจริง เพราะความยุ่งเหยิงนั้นแหละคือสิ่งที่เราจะวางขอบเขตงานเพื่อไปแก้
ควรเตรียมอะไรไปบ้าง
ไม่ต้องเตรียมพรีเซนต์สวย ๆ สิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดคือสิ่งที่คุณใช้งานอยู่จริงตอนนี้ เช่น สำเนา SOP ควบคุมเอกสาร ภาพหน้าจอทะเบียนหลัก หรือแม้แต่รูปถ่ายแบบฟอร์มกระดาษที่ผู้ทบทวนใช้เซ็นอนุมัติ ถ้าระบบควบคุมเอกสารของคุณมีทั้งส่วนที่เป็น SOP ลายลักษณ์อักษรและส่วนที่ทำกันตามความเคยชินโดยไม่มีใครเขียนไว้ ให้เอามาทั้งสองแบบ เพราะช่องว่างระหว่างสองอย่างนี้มักเป็นสิ่งที่บทสนทนา scoping ต้องเจอพอดี
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าสถานการณ์ของคุณเหมาะกับแพลตฟอร์มที่ตั้งค่าเอง เครื่องมือสำเร็จรูป หรือระบบที่สร้างขึ้นเฉพาะตาม SOP ของคุณ บทความเปรียบเทียบ ทำเอง ซื้อระบบ หรือจ้างสร้าง น่าอ่านก่อนคุยกัน จะช่วยให้ถามคำถามได้ตรงจุดขึ้นตอนคุยจริง
การรู้ว่ากำลังคุยอยู่กับผู้ให้บริการประเภทไหนตอนเทียบใบเสนอราคาก็มีประโยชน์เหมือนกัน หน่วยรับรอง ผู้ขายซอฟต์แวร์ และบริษัทที่ลงมือสร้างระบบ เป็นผู้ให้บริการที่ต่างกันโดยโครงสร้าง เราอยู่ในกลุ่ม "จ้างสร้างระบบ" โดยเฉพาะ ดูเพิ่มได้ที่ ผู้ให้บริการแต่ละแบบต่างกันอย่างไรจริง ๆ ถ้าอยากเห็นภาพรวมก่อน
และถ้าตอนนี้คุณใช้แพลตฟอร์ม QMS อยู่แล้ว บอกเราด้วยว่ามันครอบคลุมอะไรบ้างตอนนี้ เพื่อที่เราจะได้ไม่เสนอสิ่งที่ซ้ำซ้อนกับของเดิม เทียบซอฟต์แวร์ QMS แต่ละแบบว่าแก้ปัญหาอะไรจริง เป็นบทความเบื้องต้นที่มีประโยชน์ถ้ายังไม่แน่ใจว่าเครื่องมือที่ใช้อยู่จัดอยู่ในกลุ่มไหน
สิ่งที่เราไม่ทำในคอล
- ไม่ให้ตัวเลขราคาทันทีในคอล — เหตุผลอยู่ด้านบน
- ไม่เสนอแพ็กเกจตายตัว เพราะไม่มีแพ็กเกจแบบนั้นให้ขาย
- ไม่ขอให้เซ็นอะไรหรือผูกมัดอะไรทั้งสิ้น
- ไม่บอกว่าเนื้อหาหรือกระบวนการของคุณผิด เพราะความเหมาะสมของเนื้อหาเป็นดุลยพินิจของทีมคุณ ไม่ใช่ของเรา ทั้งในคอลและหลังจากนั้น
- ไม่จำเป็นต้องขอเข้าระบบจริงของคุณเพื่อคุยกันครั้งนี้ แค่คำอธิบายกับตัวอย่างเอกสารก็เริ่มต้นได้แล้ว
โครงสร้างของคอลแรก
| ช่วง | เกิดอะไรขึ้น | ใช้เวลาโดยประมาณ |
|---|---|---|
| แนะนำตัว | คุณเล่าเกี่ยวกับโรงงาน ผลิตภัณฑ์ และสถานะการรับรองปัจจุบัน | 5 นาที |
| เล่ากระบวนการ | คุณพาเราไล่ดูระบบควบคุมเอกสารที่ใช้อยู่ตอนนี้ ทั้งจุดตัดสินใจ ทะเบียนต่าง ๆ และจุดที่มีปัญหา | 15–20 นาที |
| เช็กความซับซ้อน | เราถามคำถามต่อเนื่องเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตงาน เช่น ประเภทเอกสาร ระบบที่ใช้ จุดที่ต้องเชื่อมต่อ | 10 นาที |
| ขั้นตอนถัดไป | เราอธิบายว่าใบเสนอราคาจะครอบคลุมอะไรบ้าง และต้องขอข้อมูลอะไรจากคุณเพิ่มเพื่อทำใบเสนอราคานั้น | 5 นาที |
หลังคอล: ใบเสนอราคาได้มาอย่างไร
หลังจบคอล เราจะนำสิ่งที่คุณเล่าไปวางเทียบกับ workflow ที่เสนอไว้ ว่าจุดตัดสินใจไหนยังคงอยู่ตรงจุดเดิมทุกอย่าง ฟิลด์ไหนจะเลิกต้องพิมพ์ซ้ำด้วยมือ และตรรกะของทะเบียนกับการกระจายเอกสารจะหน้าตาเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับทะเบียนหลักของคุณเอง สิ่งที่ตีราคาคือการวางเทียบนี้ ไม่ใช่แพ็กเกจตายตัวแบบใดแบบหนึ่ง
ถ้ามีส่วนไหนของกระบวนการที่ยังไม่ชัดเจนจากคอลอย่างเดียว เช่น กรณีพิเศษของการกระจายเอกสารภายนอก หรือวิธีคำนวณระยะเวลาเก็บรักษาตอนนี้ เราจะติดต่อกลับไปถามคำถามเฉพาะจุดเพิ่มเติม แทนที่จะเดาแล้วตีราคาจากสมมติฐานเอาเอง
คำถามที่พบบ่อย
คอลแรกมีค่าใช้จ่ายไหม
ไม่มี คอล scoping ครั้งแรกไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ มีไว้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายประเมินร่วมกันว่าเข้ากันจริงหรือไม่ ก่อนที่ทั้งคู่จะใช้เวลาทำใบเสนอราคาแบบละเอียด
ต้องเตรียมพรีเซนต์เป็นทางการไหม
ไม่ต้อง เอาสิ่งที่ใช้งานอยู่จริงมาก็พอ เช่น SOP ภาพหน้าจอทะเบียน หรือแบบฟอร์มกระดาษ ไม่ต้องเตรียมอะไรใหม่ขึ้นมาเฉพาะสำหรับคอลนี้ กระบวนการจริงมีประโยชน์กับเรามากกว่าเวอร์ชันที่จัดแต่งให้ดูเรียบร้อย
ถ้ายังไม่มี SOP เป็นลายลักษณ์อักษรล่ะ
ไม่เป็นไร เป็นเรื่องปกติ เรายังวางขอบเขตงานจากวิธีที่กระบวนการทำงานจริงได้ ส่วนหนึ่งของคอลคือการแยกให้เห็นว่าอะไรถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว และอะไรที่ทีมเข้าใจกันเองโดยไม่มีเอกสารรองรับ
จะบอกราคาในคอลเลยไหม
ไม่บอก เพราะราคาขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่ได้จากบทสนทนาเท่านั้น เช่น ปริมาณเอกสาร โครงสร้างจุดตัดสินใจ ระบบที่ใช้อยู่ ใบเสนอราคาจึงตามหลังคอล ไม่ใช่เกิดขึ้นระหว่างคอล
ถ้าคุยแล้วตัดสินใจไม่เดินหน้าต่อจะเป็นอย่างไร
ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ไม่มีการติดตามตื้อซ้ำ ถ้าจังหวะยังไม่ใช่ หรือความเข้ากันยังไม่ลงตัว นั่นก็เป็นผลลัพธ์ปกติของคอล scoping
หากพร้อมแล้ว นัดปรึกษาฟรีกับ 1% EVO พร้อมเอกสารอะไรก็ได้ที่มีอยู่จริง จะยุ่งเหยิงแค่ไหนก็ไม่เป็นไร ทะเบียน Excel ที่รกและแบบฟอร์มกระดาษกองหนึ่งก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีอยู่แล้ว เราวางขอบเขตและตีราคาระบบหลังจากเห็นว่าระบบควบคุมเอกสารของคุณทำงานอย่างไรจริง พร้อมสาธิตระบบจริงก่อนคุยเรื่องใบเสนอราคา