ถ้ากำลังค้นหาว่า ที่ปรึกษา ISO ที่ไหนดี คำตอบที่ตรงที่สุดเริ่มจากความจริงที่ผู้ซื้อส่วนใหญ่ไม่เคยถูกบอก นั่นคือหน่วยรับรอง บริษัทที่ปรึกษาที่ลงมือวางระบบ และผู้ขายซอฟต์แวร์ QMS เป็นองค์กร 3 ประเภทที่ต่างกันทั้งในทางกฎหมายและโครงสร้าง ไม่มีฝ่ายไหนทำได้ครบทั้ง 3 หน้าที่พร้อมกัน รู้ว่ากำลังคุยอยู่กับฝ่ายไหน ช่วยตั้งความคาดหวังให้ถูกต้อง
นี่ไม่ใช่เรื่องจุกจิก มันตัดสินว่าบริษัทหนึ่งได้รับอนุญาตให้เสนออะไรได้ และการสับสนระหว่าง 3 ประเภทนี้ คือสาเหตุที่ผู้ซื้อผิดหวังกับผู้ขายที่ไม่ได้ทำสิ่งที่ไม่เคยได้รับอนุญาตให้ทำตั้งแต่แรก
3 ประเภท และกติกาที่แบ่งแยกพวกเขา
| ประเภท | ทำอะไรได้ | ทำอะไรไม่ได้ |
|---|---|---|
| หน่วยรับรอง (CB) เช่น SGS, BSI, TÜV หรือ Bureau Veritas | ตรวจประเมินระบบบริหารอย่างเป็นอิสระตาม ISO 9001 และออกใบรับรอง | ให้คำปรึกษาหรือช่วยวางระบบให้บริษัทที่ตนเองอาจต้องตรวจ หลักความเป็นกลางห้ามไว้ |
| บริษัทที่ปรึกษา | งานเอกสารลงมือจริง วิเคราะห์ช่องว่าง เขียนขั้นตอนปฏิบัติงาน เตรียมความพร้อมก่อนวันตรวจ | ซอฟต์แวร์ สิ่งที่ส่งมอบคือเอกสาร ไม่ใช่ระบบซอฟต์แวร์พร้อมใช้งาน |
| ผู้ขายซอฟต์แวร์ QMS | ขายแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือสำหรับควบคุมเอกสารและบริหารคุณภาพ | การออกใบรับรอง และส่วนใหญ่ไม่ลงมือจัดทำเอกสารให้ ต้องตั้งค่าและใช้งานเครื่องมือเอง |
แต่ละฝ่ายมีอยู่เพราะข้อจำกัดจริง ไม่ใช่เพราะตลาดไม่รวมตัวกัน ข้อจำกัดนั้นบอกได้ว่าควรขออะไรจากใคร
หน่วยรับรอง: ตรวจประเมินอย่างเดียว ตามกฎเกณฑ์ข้อกำหนด
คุณค่าทั้งหมดของหน่วยรับรองอยู่ที่การตัดสินอย่างเป็นอิสระ ถ้าหน่วยรับรองช่วยออกแบบระบบบริหารที่ตนเองไปตรวจเอง ใบรับรองนั้นจะไม่มีความหมาย เพราะเท่ากับให้คะแนนงานตัวเอง หลักความเป็นกลางมีไว้เพื่อป้องกันสิ่งนี้โดยเฉพาะ และหน่วยรับรองที่มีชื่อเสียงถือกติกานี้อย่างจริงจัง ลองขอให้หน่วยรับรองช่วยเขียนขั้นตอนปฏิบัติงานก่อนวันตรวจ คำตอบคือไม่ได้ เพราะการตอบรับจะทำให้สถานะการรับรองระบบงานของตัวเองเสี่ยง
หน่วยรับรองจึงไม่ใช่ที่ที่คุณควรไปหาความช่วยเหลือด้านการวางระบบ และจะเป็นแบบนั้นเสมอ ไม่ว่าบทสนทนาการขายจะพูดอย่างไร สิ่งที่หน่วยรับรองควรมอบให้คือการตรวจประเมินที่เข้มงวดและเป็นอิสระ แค่นั้น และนั่นคือประเด็นสำคัญ
บริษัทที่ปรึกษา: งานเอกสาร ไม่ใช่ซอฟต์แวร์
บริษัทที่ปรึกษาเติมเต็มช่องว่างที่หน่วยรับรองทำไม่ได้ พวกเขานั่งทำงานร่วมกับทีมของคุณ วิเคราะห์ช่องว่างเทียบกับข้อกำหนด ISO 9001 เขียนหรือแก้ไขขั้นตอนปฏิบัติงาน และเตรียมองค์กรให้พร้อมสำหรับวันตรวจ นี่เป็นงานจริงที่จำเป็น และสำหรับการขอรับรองครั้งแรกหลายกรณี นี่คือจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง ต้องมีใครสักคนแปล "ISO 9001 ต้องการอะไร" ให้กลายเป็น "สิ่งที่โรงงานทำจริง" เป็นลายลักษณ์อักษร
สิ่งที่บริษัทที่ปรึกษาแบบดั้งเดิมมักไม่มีให้คือซอฟต์แวร์ สิ่งที่ส่งมอบคือชุดเอกสาร ขั้นตอนปฏิบัติงาน แบบฟอร์ม ทะเบียน ที่ทีมของคุณต้องรันด้วยมือ มักอยู่ใน Word และ Excel แบบเดียวกับที่การควบคุมเอกสารเคยรันมาหลายสิบปี งานเอกสารถูกสร้างขึ้นอย่างถูกต้อง แต่สิ่งที่เกิดขึ้นหลังเริ่มใช้งานจริง การพิมพ์ซ้ำ การอัปเดตทะเบียน การติดตามการแจกจ่าย ยังคงต้องทำแบบแมนนวล จนกว่าจะมีอะไรอื่นเข้ามาเปลี่ยน
ผู้ขายซอฟต์แวร์ QMS: เครื่องมือ ไม่ใช่การรับรองหรืองานเอกสาร
ผู้ขายซอฟต์แวร์แก้ปัญหาอีกชั้นหนึ่ง คือแพลตฟอร์มสำหรับรันการควบคุมเอกสาร และมักรวมถึงงานบริหารคุณภาพที่กว้างขึ้น แทนสเปรดชีต บทความซอฟต์แวร์ QMS แต่ละแบบแก้ปัญหาอะไร เทียบเรื่องนี้ไว้อีกที่หนึ่ง สรุปสั้น ๆ คือเครื่องมือเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องตั้งค่าและใช้งานเอง ไม่เขียนขั้นตอนปฏิบัติงานให้ และไม่มีตัวไหนออกใบรับรองได้
สำหรับองค์กรที่ตรรกะการควบคุมเอกสารชัดเจนแล้ว และต้องการระบบมารันมัน นี่มักเป็นสิ่งที่ต้องการพอดี สำหรับองค์กรที่ยังไม่ลงตัวเรื่องกระบวนการของตัวเอง ต้องใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานใดบ้าง กำหนดเลขฉบับแก้ไขอย่างไร ใครอยู่ในรายชื่อแจกจ่ายเอกสาร การซื้อซอฟต์แวร์ก่อนหมายถึงการตั้งค่าแพลตฟอร์มรอบกระบวนการที่ยังไม่เสร็จ
แล้ว 1% EVO อยู่ตรงไหนในสามกลุ่มนี้
เราไม่เข้ากับทั้ง 3 ประเภทนี้ และนั่นคือความตั้งใจ เราไม่ได้ขายงานที่ปรึกษา ไม่ให้คำแนะนำ ไม่เขียนขั้นตอนปฏิบัติงานแทนคุณ และไม่ตัดสินความเหมาะสมของเนื้อหาเอกสารแทนคุณ เราวางระบบที่รันเวิร์กโฟลว์การควบคุมเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว และทำให้ขั้นตอนงานธุรการเอกสารที่ตามหลังการตัดสินใจของคนเป็นอัตโนมัติ โดยใช้ SOP ที่คุณมีอยู่แล้ว
นั่นทำให้เราไม่สามารถทำหน้าที่แทนหน่วยรับรองได้ ยังต้องผ่านการตรวจประเมินอย่างเป็นอิสระจากหน่วยรับรองเพื่อให้ได้ใบรับรองอยู่ดี และควรเป็นแบบนั้นต่อไป เราก็ไม่ใช่แพลตฟอร์มทั่วไปที่ให้ตั้งค่าเอง ระบบถูกสร้างขึ้นรอบตรรกะ SOP ที่คุณรันอยู่แล้ว ระบบต้นแบบที่เราสร้างให้โรงงานไทยแห่งหนึ่ง แสดงให้เห็นภาพนี้ชัดที่สุด จุดตัดสินใจของคนทั้ง 4 จุดในกระบวนการกระดาษเดิม ยังอยู่ตรงจุดเดิมทุกประการ และ 8 ฟิลด์ที่เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารเคยพิมพ์ซ้ำหลังการลงนามแต่ละครั้ง ตอนนี้ถูกเขียนโดยอัตโนมัติและบันทึกแยกรายการ พร้อมสะท้อนวงจรเอกสารในโฟลเดอร์จริง ผ่านเกณฑ์การยอมรับ 19 จาก 19 ข้อ และอีก 51 เวิร์กโฟลว์เดิมที่รันอยู่บนบัญชีเดียวกัน ได้รับการยืนยันว่าไม่เปลี่ยนแปลง
ถ้าตรรกะการควบคุมเอกสารยังต้องสร้างขึ้นใหม่ทั้งหมด งานเอกสารจากบริษัทที่ปรึกษาอาจต้องเกิดขึ้นก่อนหรือคู่กัน ระบบอัตโนมัติมีอะไรให้ทำงานด้วยก็ต่อเมื่อกระบวนการถูกกำหนดไว้แล้วเท่านั้น
เลือกอย่างไร
- ต้องการใบรับรองใช่ไหม? ต้องใช้หน่วยรับรอง ไม่มีองค์กรประเภทอื่นออกใบรับรองให้ได้
- ยังไม่มีขั้นตอนปฏิบัติงานที่เป็นเอกสารใช่ไหม? เริ่มที่บริษัทที่ปรึกษา หรือหาคนที่วางระบบให้ได้ช่วยกำหนดกระบวนการด้วย ไม่ใช่แค่ทำให้เป็นอัตโนมัติ
- มีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่รัดกุมอยู่แล้ว แต่ทุกอย่างยังรันบนกระดาษหรือสเปรดชีตกระจัดกระจายใช่ไหม? นี่คือจุดที่การทำขั้นตอนงานธุรการ (การออกเลขเอกสาร ทะเบียน การแจกจ่าย อายุการจัดเก็บ) ให้เป็นอัตโนมัติ ให้ผลตอบแทนเร็วที่สุด โดยไม่แตะวิธีตัดสินใจ
- ต้องการแพลตฟอร์มเดียวสำหรับหลายกระบวนการคุณภาพในระยะยาวใช่ไหม? การรวมศูนย์ของแพลตฟอร์ม QMS อาจคุ้มกว่างานตั้งค่าที่ต้องทำ
โรงงานไทยส่วนใหญ่ใช้มากกว่าหนึ่งในสามประเภทนี้พร้อมกัน หน่วยรับรองสำหรับวันตรวจ และบริษัทที่ปรึกษาหรือผู้สร้างระบบสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนและหลังวันนั้น ความผิดพลาดไม่ใช่การเลือก "ผิดประเภท" แต่คือการคาดหวังให้ประเภทหนึ่งทำงานที่ไม่เคยถูกสร้างหรือได้รับอนุญาตให้ทำ เทียบแพลตฟอร์มกับระบบที่สั่งสร้างเฉพาะทาง ดูสร้างเอง ซื้อ หรือสั่งสร้าง ถ้ายังแยกประเภทผู้ขายไม่ออกจากการนำเสนอ ดูซอฟต์แวร์จัดการเอกสารกับซอฟต์แวร์บริหารคุณภาพต่างกันอย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
หน่วยรับรองช่วยวางระบบ ISO 9001 ให้ได้ไหม?
ไม่ได้ หลักความเป็นกลางห้ามหน่วยรับรองให้คำปรึกษาแก่องค์กรที่ตนเองอาจต้องตรวจ หน่วยรับรองที่มีชื่อเสียงปฏิเสธงานวางระบบด้วยเหตุผลนี้โดยตรง
ผู้ขายซอฟต์แวร์ QMS เหมือนกับบริษัทที่ปรึกษาหรือไม่?
ไม่เหมือน ผู้ขายขายแพลตฟอร์มให้ตั้งค่าและใช้งานเอง บริษัทที่ปรึกษาทำงานเอกสารลงมือจริง ส่วนใหญ่ไม่มีซอฟต์แวร์ ทั้งสองแก้คนละส่วนของปัญหา
ถ้าจ้างคนมาวางระบบอัตโนมัติการควบคุมเอกสาร ยังต้องใช้บริษัทที่ปรึกษาอยู่ไหม?
เฉพาะกรณีที่ SOP ยังไม่ชัดเจน ระบบอัตโนมัติทำให้กระบวนการที่มีอยู่แล้วเร็วขึ้นและแม่นยำขึ้น มันไม่ได้คิดกระบวนการขึ้นมาใหม่
แล้วเราเองอยู่ตรงไหนในสามประเภทนี้?
เราไม่ได้ขายงานที่ปรึกษา และไม่ใช่หน่วยรับรอง เราวางระบบอัตโนมัติรอบกระบวนการควบคุมเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว จาก SOP ของคุณเอง จุดตัดสินใจของคนจึงยังอยู่ตรงจุดเดิมทุกประการ
ย้ายจากกระบวนการที่บริษัทที่ปรึกษาวางไว้ มาเป็นระบบอัตโนมัติภายหลังได้ไหม?
ได้ ระบบอัตโนมัติสร้างขึ้นรอบ SOP ที่มีอยู่ ไม่ว่าจะมาจากทีมภายใน บริษัทที่ปรึกษา หรือประสบการณ์สะสมมาหลายปี งานเอกสารเดิมไม่ต้องทำซ้ำใหม่
ถ้ากำลังหาว่าต้องใช้ประเภทไหนในสามประเภทนี้ หรือต้องใช้มากกว่าหนึ่งประเภท นัดปรึกษาฟรีกับ 1% EVO เราจะบอกตรง ๆ ถ้าระบบอัตโนมัติไม่ใช่จุดเริ่มต้นที่เหมาะกับสถานะของคุณตอนนี้