ไม่มีคำตอบตายตัว และ vendor คนไหนที่ให้ตัวเลขก่อนเห็นกระบวนการควบคุมเอกสารของคุณจริง ๆ กำลังเดา ระยะเวลาติดตั้งระบบ ISO อัตโนมัติและขอบเขตงานถูกกำหนดโดยสามสิ่ง จำนวนกระบวนการและประเภทเอกสารที่จะ automate จำนวนโรงงานที่อยู่ในขอบเขต และความพร้อมของเอกสารที่มีอยู่แล้ว เปลี่ยนตัวแปรใดตัวหนึ่ง ระยะเวลาก็เปลี่ยนตาม
นี่ไม่ใช่การเลี่ยงคำถาม แต่คือโครงสร้างที่ตรงไปตรงมาของปัญหา และการเข้าใจมันจะให้คำตอบที่มีประโยชน์กับคุณมากกว่าตัวเลขสัปดาห์ที่ไม่มีที่มา
สามตัวแปรที่กำหนดระยะเวลาติดตั้งระบบ ISO อัตโนมัติ
จำนวนกระบวนการ
แต่ละกระบวนการควบคุมเอกสาร เอกสารใหม่ การแก้ไข การยกเลิก สำเนาควบคุม สำเนาไม่ควบคุม มีกฎ มีช่องข้อมูล และมีกรณีขอบของตัวเอง การ automate กระบวนการเดียวให้ครบวงจรและสะอาดคืองานที่มีขอบเขตชัดเจน แต่การ automate ห้ากระบวนการหมายถึงตรรกะห้าชุด กรณีขอบห้าชุดที่ต้องตรวจสอบกับ SOP และสิ่งที่ต้องผ่านการทดสอบการยอมรับก่อนส่งมอบทั้งหมด ขอบเขตงานเพิ่มขึ้นตามจำนวนกระบวนการ บางครั้งเร็วกว่านั้นในจุดที่กระบวนการเชื่อมกัน เช่น การยกเลิกเอกสารต้องอัปเดตบัญชีรายชื่อเอกสารหลักตัวเดียวกับที่การแก้ไขใช้ ตรรกะสองส่วนนี้จึงแยกสร้างจากกันไม่ได้
จำนวนโรงงาน
โรงงานเดียวมีชุดโฟลเดอร์จริงชุดเดียว workflow ของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารคนเดียว และเมทริกซ์การแจกจ่ายชุดเดียว เพิ่มโรงงานที่สอง งานไม่ได้เพิ่มเป็นสองเท่าเฉย ๆ แต่ต้องประสานความแตกต่างที่มีอยู่ระหว่างวิธีที่แต่ละโรงงานควบคุมเอกสารจริงในปัจจุบัน ซึ่งแทบไม่เคยเหมือนกันเป๊ะแม้ทั้งสองแห่งจะได้รับการรับรองมาตรฐานเดียวกัน ขอบเขตหลายโรงงานยังเพิ่มความเสี่ยงในการทดสอบ เพราะข้อผิดพลาดในตรรกะที่ใช้ร่วมกันจะกระทบมากกว่าทะเบียนของโรงงานเดียว
ความพร้อมของเอกสาร
นี่คือตัวแปรที่คนมักประเมินต่ำไปที่สุด ถ้า SOP ของคุณสะท้อนกระบวนการจริงอย่างถูกต้องและสม่ำเสมออยู่แล้ว ระบบสร้างขึ้นจาก SOP นั้นได้โดยตรง ซึ่งเป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดและมีความเสี่ยงต่ำที่สุด และเป็นเส้นทางที่เราต้องการเสมอ แต่ถ้า SOP ล้าสมัยหรือขัดแย้งกัน ช่องว่างนั้นต้องได้รับการแก้ไขก่อนที่จะเขียนตรรกะ automation ทับลงไปได้ การ automate กระบวนการที่ไม่มีใครทำตามจริงสร้างระบบที่ไม่มีใครไว้ใจ การแก้ไขช่องว่างนี้เป็นงานจริงที่เป็นความรับผิดชอบของทีมคุณพอ ๆ กับทีมเรา เพราะมีแต่คนที่ทำกระบวนการอยู่จริงเท่านั้นที่รู้ว่าเวอร์ชันไหนคือเวอร์ชันปัจจุบันจริง ๆ
ประเมินขนาดโปรเจกต์ของตัวเองก่อนคุยกับเรา
| ปัจจัย | ขอบเขตที่เล็กกว่า / เร็วกว่า | ขอบเขตที่ใหญ่กว่า / ช้ากว่า |
|---|---|---|
| จำนวนกระบวนการ | หนึ่งหรือสองกระบวนการก่อน (แก้ไข + ยกเลิก) | ครบทั้งห้ากระบวนการในครั้งเดียว |
| จำนวนโรงงาน | โรงงานเดียว | หลายโรงงานที่มีแนวปฏิบัติต่างกัน |
| สถานะเอกสาร | SOP ทันสมัยและถูกปฏิบัติตามจริง | SOP ล้าสมัยหรือขัดแย้งกัน |
| ระบบทะเบียนหลังบ้าน | โครงสร้างสเปรดชีตเดิมนำมาแมปได้ตรง ๆ | ต้องจัดโครงสร้างทะเบียนใหม่ก่อน automation จะวางทับได้ |
| โครงสร้าง Gate | ขั้นตอนอนุมัติเดิมแมปเข้ากับโครงสร้างสี่ Gateได้พอดี | ขั้นตอนอนุมัติไม่เป็นทางการหรือไม่สม่ำเสมอระหว่างแผนก |
| ความพร้อมของผู้เกี่ยวข้อง | QMR และ DCC เดินผ่าน SOP กับเราได้โดยตรง | นัดหมายตรวจสอบยาก หรือกระจายอยู่กับคนจำนวนมาก |
ไม่มีข้อไหนในตารางนี้เป็นการสัญญาเรื่องจำนวนสัปดาห์หรือเดือน มันเป็นวิธีดูอย่างตรงไปตรงมาว่าโรงงานของคุณอยู่ฝั่งไหน ก่อนที่จะขอตัวเลขจากเรา
บทสนทนาสำรวจขอบเขตช่วยตอบอะไรได้จริง
ก่อนที่เราจะให้ประมาณการที่แท้จริงได้ เราต้องรู้จำนวนกระบวนการ จำนวนโรงงาน และสถานะเอกสารของคุณ ใช้กับ SOP จริงของคุณ ไม่ใช่สถานการณ์สมมติ นั่นคือสิ่งที่การคุยสำรวจขอบเขตมีไว้ทำ เราจะเดินผ่านว่าISO automationจะแตะและไม่แตะอะไรบ้าง ดูทะเบียนและโครงสร้างการอนุมัติที่มีอยู่ และระบุว่าเอกสารส่วนไหนแข็งแรงพอจะสร้างระบบทับได้เลย ส่วนไหนต้องประสานให้ตรงกันก่อน
บทสนทนานั้นยังครอบคลุมเรื่องต้นทุน ซึ่งเป็นคำถามคนละเรื่องกับระยะเวลาแต่มักถูกถามในลมหายใจเดียวกัน เราคุยได้ว่าต้นทุนการติดตั้งเทียบกับต้นทุนที่เสียไปตลอดเวลาจากการที่เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารต้องพิมพ์แปดฟิลด์เดิมซ้ำลงในหกทะเบียนทุกครั้งที่แก้ไขเป็นอย่างไร และเทียบกับค่าธรรมเนียมหน่วยรับรอง (CB) ที่คุณจ่ายอยู่แล้วโดยไม่เกี่ยวกับ automation เลยได้อย่างไร สิ่งที่เราจะไม่ทำในบทสนทนานั้นหรือที่ไหนเลยคือให้ตัวเลขก่อนสำรวจกระบวนการของคุณจริง ราคาที่ให้แบบไม่เห็นข้อมูลไม่ใช่ราคา แต่เป็นการเดาที่มีสัญลักษณ์สกุลเงินติดอยู่
สัญญาณที่บอกว่าการติดตั้งจะเร็วขึ้น
- เริ่มจากกระบวนการเดียวที่ชัดเจน การ automate การควบคุมการแก้ไขให้สะอาด แล้วค่อยขยายทีหลัง ดีกว่าพยายาม automate ทุกอย่างพร้อมกัน
- SOP ที่สะท้อนความเป็นจริงอยู่แล้ว ถ้าสิ่งที่เขียนไว้คือสิ่งที่คนทำจริง ตรรกะสร้างได้โดยตรงโดยไม่ต้องต่อรอง
- โครงสร้าง Gate ที่ชัดเจนอยู่แล้ว ถ้าขั้นตอนผู้ทวนสอบ ผู้อนุมัติ และการลงนามชัดเจนอยู่แล้ว การแมปสี่จุดตัดสินใจเข้ากับมันจะตรงไปตรงมา
- ระบบทะเบียนหลังบ้านเดียว ไม่ใช่หลายระบบที่แข่งกัน ข้อมูลเดียวกันอยู่ในที่น้อยลง หมายถึงการประสานที่น้อยลงก่อน automation จะวางทับได้
- DCC หรือ QMR ที่พาเราเดินผ่านกระบวนการได้โดยตรง ความรู้จากมือแรก ไม่ใช่สรุปว่าควรทำอย่างไร ช่วยย่นระยะเวลาสำรวจขอบเขตได้มาก
สัญญาณที่บอกว่าจะใช้เวลานานขึ้น และก็ไม่เป็นไร
เงื่อนไขตรงข้ามไม่ใช่ตัวตัดสิทธิ์ แต่เป็นโปรเจกต์ที่ใหญ่กว่าเมื่อเสร็จ หลายโรงงานที่มีแนวปฏิบัติต่างกัน SOP ที่ต้องประสานให้ตรงกันก่อน automate ได้ หรือทั้งห้ากระบวนการอยู่ในขอบเขตพร้อมกัน ล้วนเป็นจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง เพียงแต่หมายถึงประมาณการที่ตรงไปตรงมาจะใหญ่ขึ้น และบทสนทนาสำรวจขอบเขตต้องใช้เวลามากขึ้นก่อนเริ่มงานจริง
คำถามที่พบบ่อย
ขอช่วงเวลาคร่าว ๆ ได้ไหมโดยไม่ต้องคุยสำรวจขอบเขตก่อน
ให้แบบตรงไปตรงมาไม่ได้ ระยะเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนกระบวนการ จำนวนโรงงาน และความพร้อมของเอกสาร ซึ่งเราไม่รู้เกี่ยวกับโรงงานของคุณเลยจนกว่าจะได้ดู
วิธีที่เร็วที่สุดในการได้ประมาณการจริงคืออะไร
คุยสำรวจขอบเขตโดยนำ SOP ปัจจุบัน ทะเบียนที่มีอยู่ และแนวคิดว่าอยากครอบคลุมกี่โรงงานกี่กระบวนการมาด้วย นี่คือข้อมูลชุดเดียวกับที่กำหนดต้นทุน จึงคุ้มค่าที่จะทำให้ครบถ้วนตั้งแต่ครั้งแรก
เอกสารที่ยังไม่เรียบร้อยทำให้เริ่ม automate ตอนนี้ไม่ได้ใช่ไหม
ไม่ใช่ แต่หมายความว่าโปรเจกต์ต้องรวมการประสานเอกสารให้ตรงกันก่อนที่ตรรกะ automation จะสร้างทับได้ ซึ่งพบได้บ่อยกว่าเอกสารที่เรียบร้อยเสียอีก
ให้ราคาตายตัวล่วงหน้าไหม
ไม่ให้ ราคาจะแจ้งหลังจากสำรวจขอบเขตแล้วเท่านั้น เพราะการให้ราคาแบบไม่เห็นข้อมูลเท่ากับการเดาจำนวนกระบวนการ จำนวนโรงงาน และสถานะเอกสาร ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกับที่กำหนดต้นทุนจริง
ควรเริ่มจากกระบวนการเดียวหรือ automate ทุกอย่างพร้อมกัน
เริ่มจากกระบวนการเดียวที่ชัดเจน มักเป็นการควบคุมการแก้ไขเพราะเกิดบ่อยที่สุด มักเป็นเส้นทางที่ความเสี่ยงต่ำกว่า แล้วค่อยขยายไปกระบวนการอื่นเมื่อกระบวนการแรกผ่านเกณฑ์การยอมรับแล้ว
หากต้องการประมาณการที่ซื่อสัตย์แทนการเดา ขอใบเสนอราคาที่สำรวจขอบเขตแล้ว พร้อมนำ SOP และทะเบียนปัจจุบันมาคุยด้วย 1% EVO สำรวจทุกการติดตั้งจากจำนวนเอกสารจริง จำนวนโรงงาน และ SOP ของคุณก่อนเสมอ ก่อนที่จะบอกตัวเลขใด ๆ ออกมา