ติดตั้งระบบ ISO อัตโนมัติใช้เวลานานแค่ไหน

ไม่มีคำตอบตายตัว และ vendor คนไหนที่ให้ตัวเลขก่อนเห็นกระบวนการควบคุมเอกสารของคุณจริง ๆ กำลังเดา ระยะเวลาติดตั้งระบบ ISO อัตโนมัติและขอบเขตงานถูกกำหนดโดยสามสิ่ง จำนวนกระบวนการและประเภทเอกสารที่จะ automate จำนวนโรงงานที่อยู่ในขอบเขต และความพร้อมของเอกสารที่มีอยู่แล้ว เปลี่ยนตัวแปรใดตัวหนึ่ง ระยะเวลาก็เปลี่ยนตาม

นี่ไม่ใช่การเลี่ยงคำถาม แต่คือโครงสร้างที่ตรงไปตรงมาของปัญหา และการเข้าใจมันจะให้คำตอบที่มีประโยชน์กับคุณมากกว่าตัวเลขสัปดาห์ที่ไม่มีที่มา

สามตัวแปรที่กำหนดระยะเวลาติดตั้งระบบ ISO อัตโนมัติ

จำนวนกระบวนการ

แต่ละกระบวนการควบคุมเอกสาร เอกสารใหม่ การแก้ไข การยกเลิก สำเนาควบคุม สำเนาไม่ควบคุม มีกฎ มีช่องข้อมูล และมีกรณีขอบของตัวเอง การ automate กระบวนการเดียวให้ครบวงจรและสะอาดคืองานที่มีขอบเขตชัดเจน แต่การ automate ห้ากระบวนการหมายถึงตรรกะห้าชุด กรณีขอบห้าชุดที่ต้องตรวจสอบกับ SOP และสิ่งที่ต้องผ่านการทดสอบการยอมรับก่อนส่งมอบทั้งหมด ขอบเขตงานเพิ่มขึ้นตามจำนวนกระบวนการ บางครั้งเร็วกว่านั้นในจุดที่กระบวนการเชื่อมกัน เช่น การยกเลิกเอกสารต้องอัปเดตบัญชีรายชื่อเอกสารหลักตัวเดียวกับที่การแก้ไขใช้ ตรรกะสองส่วนนี้จึงแยกสร้างจากกันไม่ได้

จำนวนโรงงาน

โรงงานเดียวมีชุดโฟลเดอร์จริงชุดเดียว workflow ของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารคนเดียว และเมทริกซ์การแจกจ่ายชุดเดียว เพิ่มโรงงานที่สอง งานไม่ได้เพิ่มเป็นสองเท่าเฉย ๆ แต่ต้องประสานความแตกต่างที่มีอยู่ระหว่างวิธีที่แต่ละโรงงานควบคุมเอกสารจริงในปัจจุบัน ซึ่งแทบไม่เคยเหมือนกันเป๊ะแม้ทั้งสองแห่งจะได้รับการรับรองมาตรฐานเดียวกัน ขอบเขตหลายโรงงานยังเพิ่มความเสี่ยงในการทดสอบ เพราะข้อผิดพลาดในตรรกะที่ใช้ร่วมกันจะกระทบมากกว่าทะเบียนของโรงงานเดียว

ความพร้อมของเอกสาร

นี่คือตัวแปรที่คนมักประเมินต่ำไปที่สุด ถ้า SOP ของคุณสะท้อนกระบวนการจริงอย่างถูกต้องและสม่ำเสมออยู่แล้ว ระบบสร้างขึ้นจาก SOP นั้นได้โดยตรง ซึ่งเป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดและมีความเสี่ยงต่ำที่สุด และเป็นเส้นทางที่เราต้องการเสมอ แต่ถ้า SOP ล้าสมัยหรือขัดแย้งกัน ช่องว่างนั้นต้องได้รับการแก้ไขก่อนที่จะเขียนตรรกะ automation ทับลงไปได้ การ automate กระบวนการที่ไม่มีใครทำตามจริงสร้างระบบที่ไม่มีใครไว้ใจ การแก้ไขช่องว่างนี้เป็นงานจริงที่เป็นความรับผิดชอบของทีมคุณพอ ๆ กับทีมเรา เพราะมีแต่คนที่ทำกระบวนการอยู่จริงเท่านั้นที่รู้ว่าเวอร์ชันไหนคือเวอร์ชันปัจจุบันจริง ๆ

ประเมินขนาดโปรเจกต์ของตัวเองก่อนคุยกับเรา

ปัจจัย	ขอบเขตที่เล็กกว่า / เร็วกว่า	ขอบเขตที่ใหญ่กว่า / ช้ากว่า
จำนวนกระบวนการ	หนึ่งหรือสองกระบวนการก่อน (แก้ไข + ยกเลิก)	ครบทั้งห้ากระบวนการในครั้งเดียว
จำนวนโรงงาน	โรงงานเดียว	หลายโรงงานที่มีแนวปฏิบัติต่างกัน
สถานะเอกสาร	SOP ทันสมัยและถูกปฏิบัติตามจริง	SOP ล้าสมัยหรือขัดแย้งกัน
ระบบทะเบียนหลังบ้าน	โครงสร้างสเปรดชีตเดิมนำมาแมปได้ตรง ๆ	ต้องจัดโครงสร้างทะเบียนใหม่ก่อน automation จะวางทับได้
โครงสร้าง Gate	ขั้นตอนอนุมัติเดิมแมปเข้ากับโครงสร้างสี่ Gateได้พอดี	ขั้นตอนอนุมัติไม่เป็นทางการหรือไม่สม่ำเสมอระหว่างแผนก
ความพร้อมของผู้เกี่ยวข้อง	QMR และ DCC เดินผ่าน SOP กับเราได้โดยตรง	นัดหมายตรวจสอบยาก หรือกระจายอยู่กับคนจำนวนมาก

ไม่มีข้อไหนในตารางนี้เป็นการสัญญาเรื่องจำนวนสัปดาห์หรือเดือน มันเป็นวิธีดูอย่างตรงไปตรงมาว่าโรงงานของคุณอยู่ฝั่งไหน ก่อนที่จะขอตัวเลขจากเรา

บทสนทนาสำรวจขอบเขตช่วยตอบอะไรได้จริง

ก่อนที่เราจะให้ประมาณการที่แท้จริงได้ เราต้องรู้จำนวนกระบวนการ จำนวนโรงงาน และสถานะเอกสารของคุณ ใช้กับ SOP จริงของคุณ ไม่ใช่สถานการณ์สมมติ นั่นคือสิ่งที่การคุยสำรวจขอบเขตมีไว้ทำ เราจะเดินผ่านว่าISO automationจะแตะและไม่แตะอะไรบ้าง ดูทะเบียนและโครงสร้างการอนุมัติที่มีอยู่ และระบุว่าเอกสารส่วนไหนแข็งแรงพอจะสร้างระบบทับได้เลย ส่วนไหนต้องประสานให้ตรงกันก่อน

บทสนทนานั้นยังครอบคลุมเรื่องต้นทุน ซึ่งเป็นคำถามคนละเรื่องกับระยะเวลาแต่มักถูกถามในลมหายใจเดียวกัน เราคุยได้ว่าต้นทุนการติดตั้งเทียบกับต้นทุนที่เสียไปตลอดเวลาจากการที่เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารต้องพิมพ์แปดฟิลด์เดิมซ้ำลงในหกทะเบียนทุกครั้งที่แก้ไขเป็นอย่างไร และเทียบกับค่าธรรมเนียมหน่วยรับรอง (CB) ที่คุณจ่ายอยู่แล้วโดยไม่เกี่ยวกับ automation เลยได้อย่างไร สิ่งที่เราจะไม่ทำในบทสนทนานั้นหรือที่ไหนเลยคือให้ตัวเลขก่อนสำรวจกระบวนการของคุณจริง ราคาที่ให้แบบไม่เห็นข้อมูลไม่ใช่ราคา แต่เป็นการเดาที่มีสัญลักษณ์สกุลเงินติดอยู่

สัญญาณที่บอกว่าการติดตั้งจะเร็วขึ้น

• เริ่มจากกระบวนการเดียวที่ชัดเจน การ automate การควบคุมการแก้ไขให้สะอาด แล้วค่อยขยายทีหลัง ดีกว่าพยายาม automate ทุกอย่างพร้อมกัน
• SOP ที่สะท้อนความเป็นจริงอยู่แล้ว ถ้าสิ่งที่เขียนไว้คือสิ่งที่คนทำจริง ตรรกะสร้างได้โดยตรงโดยไม่ต้องต่อรอง
• โครงสร้าง Gate ที่ชัดเจนอยู่แล้ว ถ้าขั้นตอนผู้ทวนสอบ ผู้อนุมัติ และการลงนามชัดเจนอยู่แล้ว การแมปสี่จุดตัดสินใจเข้ากับมันจะตรงไปตรงมา
• ระบบทะเบียนหลังบ้านเดียว ไม่ใช่หลายระบบที่แข่งกัน ข้อมูลเดียวกันอยู่ในที่น้อยลง หมายถึงการประสานที่น้อยลงก่อน automation จะวางทับได้
• DCC หรือ QMR ที่พาเราเดินผ่านกระบวนการได้โดยตรง ความรู้จากมือแรก ไม่ใช่สรุปว่าควรทำอย่างไร ช่วยย่นระยะเวลาสำรวจขอบเขตได้มาก

สัญญาณที่บอกว่าจะใช้เวลานานขึ้น และก็ไม่เป็นไร

เงื่อนไขตรงข้ามไม่ใช่ตัวตัดสิทธิ์ แต่เป็นโปรเจกต์ที่ใหญ่กว่าเมื่อเสร็จ หลายโรงงานที่มีแนวปฏิบัติต่างกัน SOP ที่ต้องประสานให้ตรงกันก่อน automate ได้ หรือทั้งห้ากระบวนการอยู่ในขอบเขตพร้อมกัน ล้วนเป็นจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง เพียงแต่หมายถึงประมาณการที่ตรงไปตรงมาจะใหญ่ขึ้น และบทสนทนาสำรวจขอบเขตต้องใช้เวลามากขึ้นก่อนเริ่มงานจริง