บทบาท DCC เปลี่ยนไปอย่างไรหลังใช้ระบบอัตโนมัติ

บทบาทเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารของคุณหลัง automation ไม่ได้หายไป แต่เปลี่ยนรูป การพิมพ์ซ้ำและงานบัญชีทะเบียนหายไป คุณภาพเอกสาร การดูแล SOP และความพร้อมรับการตรวจ กลายเป็นสัดส่วนที่ใหญ่ขึ้นของสิ่งที่บทบาทนี้ได้รับค่าจ้างให้ทำ ถ้าคุณเป็น DCC ที่กำลังอ่านบทความนี้เพราะมีคนพูดคำว่า "automation" ในที่ประชุม นี่คือคำอธิบายที่ตรงไปตรงมาที่สุดว่ามันหมายถึงอะไรสำหรับคุณ

คำถามที่ซ่อนอยู่ใต้คำถาม

เมื่อโรงงานถามเรื่องลดจำนวนคน DCC ผ่าน automation สิ่งที่พวกเขากำลังถามจริง ๆ มักคือบทบาทเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารจะกลายเป็นไม่จำเป็นหรือไม่ คำตอบคือไม่ ISO 9001 กำหนดให้คนที่มีความสามารถต้องตัดสินว่าเนื้อหาของเอกสารเหมาะสมหรือไม่ก่อนปล่อยใช้งาน การตัดสินใจนั้นเป็นข้อกำหนดด้านมาตรฐาน ไม่ใช่งานที่สคริปต์รับช่วงต่อได้ สิ่งที่ automation ตัดออกคือทุกสิ่งที่เกิดขึ้นหลังการตัดสินใจนั้นถูกทำและบันทึกแล้ว

นี่คือความต่างที่มีความหมาย และควรพูดให้ชัดว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหนจริง ๆ เพราะคำว่า "บทบาทเปลี่ยน" ฟังดูเหมือนคำพูดกลาง ๆ ขององค์กรถ้าไม่มีรายละเอียดรองรับ

บทบาท DCC หน้าตาเป็นอย่างไรในกระบวนการแบบมือ

ในระบบควบคุมเอกสารแบบมือทั่วไป วันหนึ่งของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารแบ่งเป็นสองประเภทงานที่ปนกันในทางปฏิบัติ แม้จะต่างกันโดยพื้นฐาน

ประเภทแรกต้องใช้วิจารณญาณ อ่านการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมา เช็กกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง จับความไม่สอดคล้อง เตรียมเนื้อหาให้ผู้ทบทวนและผู้อนุมัติตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล จุดตัดสินใจเหล่านั้น การลงนามของผู้ทบทวน การตรวจความเหมาะสมของผู้อนุมัติ การลงนามอนุมัติหลักขั้นสุดท้าย ยังอยู่กับคนเสมอ

ประเภทที่สองต้องใช้ความแม่นยำและการทำซ้ำ ไม่ใช่วิจารณญาณ เมื่อการเปลี่ยนแปลงได้รับอนุมัติ มีคนต้องกำหนดเลขแก้ไขถัดไป ตั้งวันมีผลบังคับใช้ เขียนรายการในทะเบียนแก้ไขเอกสาร อัปเดตบัญชีรายชื่อเอกสารหลักในทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง บันทึกในทะเบียนการเปลี่ยนแปลง คำนวณวันเก็บรักษา และจัดเก็บเอกสารให้ถูกต้อง ในระบบต้นแบบที่เราสร้างให้ผู้ผลิตไทยแห่งหนึ่ง ได้รับการรับรอง ISO 9001:2015 ทั้งสองโรงงาน งานประเภทที่สองนี้รวมเป็นข้อมูลแปดช่องที่พิมพ์ซ้ำด้วยมือ ลงในหลายทะเบียน ทุกครั้งที่เอกสารเปลี่ยน

ประเภทที่สองคือจุดที่เวลาของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารหมดไปจริง ๆ ในระบบแบบมือ ไม่ใช่เพราะมันเป็นการใช้ทักษะที่คุ้มค่าที่สุด แต่เพราะในกระบวนการแบบมือ ต้องมีใครสักคนทำ และคนนั้นคือพวกเขา

สิ่งที่เปลี่ยน ทีละงาน

ไล่อ่านตารางนี้แล้วรูปแบบชัดเจน ทุกอย่างที่ต้องใช้วิจารณญาณยังอยู่ตรงจุดเดิมทุกประการ ทุกอย่างที่ต้องใช้ความแม่นยำซ้ำ ๆ ย้ายไปที่ระบบ ไม่มีคอลัมน์ซ้ายที่ต้องใช้คนคิดหายไปเลย สิ่งที่หายไปคือคอลัมน์ที่คนต้องพิมพ์ข้อเท็จจริงแปดอย่างเดิมลงหกที่โดยไม่ต้องคิด ให้ถูกต้อง ทุกครั้ง เป็นเวลาหลายปี

บทบาทเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารหลัง Automation

เมื่อไม่ต้องพิมพ์ซ้ำอีกต่อไป เวลาของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารมีที่ไปจริง และมักไปที่หนึ่งในสามที่นี้

คุณภาพเอกสาร ทบทวนว่าเอกสารทั่ว QMS สอดคล้องกันภายในหรือไม่ จับการอ้างอิงที่ล้าสมัย รักษาให้เทมเพลตตรงกับที่ SOP อธิบายกระบวนการจริง งานที่เป็นความรับผิดชอบของ DCC มาตลอด แต่มักถูกลดความสำคัญลงเมื่อภาระพิมพ์ซ้ำหนัก

ดูแล SOP ต้องมีคนเป็นเจ้าของการรักษาให้ขั้นตอนทันสมัยตามที่หน้างานเปลี่ยนไป และนั่นคืองานที่ยืนหยัดมีคุณค่า ไม่ใช่โปรเจกต์ครั้งเดียว เป็นสิ่งที่ผู้ตรวจประเมินมองหาหลักฐานโดยเฉพาะด้วย

ความพร้อมรับการตรวจ เมื่อเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารไม่ต้องใช้สัปดาห์พิมพ์ทะเบียนซ้ำ พวกเขามีเวลาไปสุ่มตรวจภายใน สืบย้อนประวัติเอกสารก่อนการตรวจภายนอกแทนที่จะทำระหว่างนั้น และปิดความไม่สอดคล้องเล็ก ๆ ก่อนจะกลายเป็นข้อบกพร่อง automation ที่มาพร้อมบันทึกกิจกรรมยังทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น ผู้ตรวจประเมินที่สืบย้อนเอกสารจากคำขอถึงฉบับปัจจุบัน อ่านบันทึกเดียวแทนที่จะไล่เทียบชีตแยกกัน

ไม่มีข้อไหนเป็นการลดตำแหน่งหรือรางวัลปลอบใจ นี่คือส่วนของงานที่เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารที่มีความสามารถควรทำอยู่แล้ว ก่อนที่การพิมพ์ซ้ำด้วยมือจะเบียดมันออกไป

จุดที่โรงงานมักเข้าใจผิด

ความผิดพลาดที่เราเห็นบ่อยคือมอง automation เป็นแผนลดกำลังคน แล้วผิดหวังเมื่อบทบาท DCC ไม่เล็กลงตามที่คาดไว้ ความคาดหวังนั้นเข้าใจผิดทั้งข้อกำหนดด้านมาตรฐานและตัวเลขเศรษฐศาสตร์ที่แท้จริง การตัดสินความเหมาะสมของเนื้อหาไม่มีทาง automate ได้ การมุ่งไปทาง automate มันไม่ใช่แค่ขัดกับแนวทางของเรา แต่ไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของ ISO 9001 ที่ต้องมีคนที่มีความสามารถทบทวน ระบบที่แอบตัดสินเรื่องนั้นแทนคุณ จะเป็นความเสี่ยงในการตรวจครั้งถัดไป ไม่ใช่ชัยชนะ

วิธีคิดที่มีประโยชน์กว่าคือ เงินเดือนของเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารเดิมซื้อทั้งวิจารณญาณและงานทำซ้ำรวมกันอยู่แล้ว automation แยกทั้งสองออกจากกัน วิจารณญาณยังอยู่ ได้รับค่าจ้างเต็มที่ มีคนดูแลเต็มที่ งานทำซ้ำ การพิมพ์ซ้ำ คือสิ่งที่ระบบรับช่วงต่อ

ถ้าคุณกำลังวางแผนคุยเรื่องนี้กับเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารของคุณเอง ให้เริ่มจากการแยกส่วนนี้ ไม่ใช่ตัวเลขจำนวนคน DCC ที่ได้ยิน "เรากำลัง automate งานของคุณ" จะเตรียมใจรับบทสนทนาเรื่องเลิกจ้าง DCC ที่ได้ยิน "เรากำลังตัดการพิมพ์ซ้ำออก เพื่อให้คุณมีเวลาดูแล SOP จริง ๆ" กำลังได้ยินคำอธิบายที่ตรงกับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น และมักรู้สึกโล่งใจอย่างที่มันควรเป็น ไม่ใช่รู้สึกถูกคุกคาม