โปรแกรม QMS คือแพลตฟอร์มที่คุณซื้อ ตั้งค่า แล้วกรอกข้อมูลของคุณเองเข้าไปนับจากนี้ QMS automation คือ workflow ที่สร้างล้อมรอบกระบวนการควบคุมเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว ตอบสนองต่อการตัดสินใจที่ทีมของคุณทำอยู่แล้ว แล้วบันทึกข้อมูลงานธุรการเอกสารลงในทะเบียนที่คุณใช้อยู่แล้ว แบบแรกให้คุณต้องปรับตัวเข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ แบบหลังปรับให้เข้ากับ SOP เดิมของคุณ
ทั้งสองแบบถูกนำเสนอต่อ QMR ว่า "แก้ปัญหาควบคุมเอกสาร" เหมือนกัน บทสนทนาการขายอาจฟังดูคล้ายกันด้วย แต่สิ่งที่คุณผูกมัดตัวเองด้วยนั้นไม่เหมือนกันเลย
การซื้อโปรแกรม QMS หมายถึงอะไรจริง ๆ
แพลตฟอร์ม QMS คือเครื่องมืออเนกประสงค์ มาพร้อมโมดูลควบคุมเอกสาร การติดตาม CAR และ NC การจัดการบันทึกการฝึกอบรม การจัดการการตรวจประเมิน ชุดฟีเจอร์กว้าง ๆ ที่ออกแบบให้ครอบคลุมหลายบริษัทพร้อมกัน เพื่อให้ได้ประโยชน์จริง คุณมักต้อง
- นำกระบวนการเดิมของคุณไปเทียบกับ workflow ที่มีอยู่ในตัวแพลตฟอร์ม ซึ่งอาจไม่ตรงกับโครงสร้างจุดตัดสินใจของคุณ
- ย้ายบัญชีรายชื่อเอกสารหลัก ทะเบียน และประวัติข้อมูลเข้าไปในฐานข้อมูลของแพลตฟอร์ม
- ฝึกอบรมทีมให้ใช้อินเทอร์เฟซใหม่ สำหรับกระบวนการที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้วบนกระดาษหรือสเปรดชีต
- จ่ายค่าไลเซนส์รายที่นั่งหรือรายโมดูลต่อเนื่องไม่มีกำหนดสิ้นสุด
- ยอมรับว่าข้อมูลควบคุมเอกสารของคุณอยู่ในระบบของผู้ขาย ในรูปแบบของผู้ขาย
สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ผิดเสมอไป สำหรับบริษัทที่เริ่มควบคุมเอกสารจากศูนย์ แพลตฟอร์มอาจเป็นตัวเลือกที่ถูกต้อง มันแก้ปัญหาคนละแบบกับที่โรงงานไทยส่วนใหญ่เผชิญอยู่จริง
โรงงานที่ได้รับการรับรองแล้วส่วนใหญ่มีอะไรอยู่แล้ว
ถ้าคุณได้รับการรับรอง ISO 9001 อยู่แล้ว คุณย่อมมีกระบวนการควบคุมเอกสารที่ใช้งานได้อยู่แล้ว มี SOP มีคนที่รู้หน้าที่ทบทวนและอนุมัติของตัวเอง มีทะเบียน อาจเป็นสเปรดชีต หรือแบบฟอร์มกระดาษที่ป้อนข้อมูลเข้าสเปรดชีต กระบวนการนี้ใช้งานได้จริง เพียงแต่ช้า เพราะทุกครั้งที่แก้ไขต้องมีคนพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำด้วยมือลงในทุกทะเบียนที่เกี่ยวข้อง
นี่ไม่ใช่ปัญหาแบบ "เราต้องการระบบใหม่" แต่เป็นปัญหาแบบ "เราต้องการให้ระบบที่มีอยู่แล้วเลิกต้องพิมพ์ข้อมูลด้วยมือ" การซื้อแพลตฟอร์มใหม่แล้วย้ายข้อมูลเข้าไปไม่ได้แก้ปัญหานั้น มันแค่ย้ายการคัดลอกข้อมูลไปอยู่ในซอฟต์แวร์ใหม่ พร้อมโปรเจกต์ย้ายข้อมูลและอินเทอร์เฟซใหม่เพิ่มเข้ามา
เปรียบเทียบโดยตรง
| โปรแกรม QMS | QMS automation | |
|---|---|---|
| สิ่งที่คุณซื้อ | แพลตฟอร์มที่คุณต้องตั้งค่า | Workflow ที่สร้างล้อมรอบกระบวนการเดิมของคุณ |
| ข้อมูลของคุณอยู่ที่ไหน | ย้ายเข้าไปในฐานข้อมูลของผู้ขาย | อยู่ในทะเบียนเดิมของคุณ (Google Sheets ในระบบต้นแบบ) automation เขียนเข้าไปในนั้น |
| ใครกำหนด workflow | โครงสร้างที่มีอยู่ในตัวแพลตฟอร์ม | SOP ของคุณเอง รวมถึงจุดตัดสินใจเดิมของคุณ |
| รูปแบบค่าใช้จ่าย | ค่าไลเซนส์รายที่นั่งหรือรายโมดูล | สร้างครั้งเดียว คุณเป็นเจ้าของ workflow |
| การฝึกอบรมทีม | ต้องเรียนรู้อินเทอร์เฟซใหม่ทั้งกระบวนการ | น้อยมาก กระบวนการหน้าตาเหมือนเดิม การพิมพ์ซ้ำหายไป |
| การผูกติดกับผู้ขาย | ข้อมูลและ workflow อยู่ในแพลตฟอร์มของผู้ขาย | คุณเป็นเจ้าของ automation และทะเบียนที่อยู่เบื้องหลัง |
| ใครตัดสินความเหมาะสมของเนื้อหา | ยังเป็นคน ไม่ว่าแพลตฟอร์มไหน | ยังเป็นคน automation ไม่แตะเรื่องนี้เลย |
แถวสุดท้ายคือแถวเดียวที่ไม่เปลี่ยน ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มหรือ automation ที่สร้างอย่างถูกต้อง ก็ไม่ควรตัดสินความเหมาะสมของเนื้อหาแทนคุณ นั่นยังคงเป็นหน้าที่ของคนเสมอ ความต่างอยู่ที่ทุกอย่างเหนือแถวนั้น คุณกำลังปรับตัวเข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ หรือเปลี่ยนงานธุรการเอกสารในกระบวนการที่คุณมีอยู่แล้วให้เป็นอัตโนมัติ
จุดที่ "เราไม่ขายคำปรึกษา เราส่งมอบระบบที่ใช้งานได้จริง" ปรากฏชัด
เราไม่ขายคำปรึกษา และเราก็ไม่ได้ขายแพลตฟอร์มด้วยเช่นกัน สิ่งที่เราสร้างใกล้เคียงกับงานวางท่อระบบ (plumbing) มากกว่าซอฟต์แวร์: นั่นคือ workflow บนเครื่องมืออย่าง n8n โดยใช้ทะเบียนเดิมของคุณเป็นฐานข้อมูล ที่คอยรอเหตุการณ์อนุมัติซึ่ง SOP ของคุณกำหนดไว้อยู่แล้ว แล้วเขียนผลลัพธ์
ในระบบต้นแบบสำหรับผู้ผลิตไทยแห่งหนึ่ง automation ทำงานอยู่ปลายทางของกระบวนการอนุมัติสี่จุดเดิมของพวกเขาโดยสมบูรณ์ และเขียนเข้าไปในทะเบียน Google Sheets เดิมของพวกเขา ไม่มีอินเทอร์เฟซใหม่ให้ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติต้องเรียนรู้ ไม่มีการย้ายประวัติเอกสารหลายปีเข้าไปในระบบใหม่ ตรรกะทั้งหมดมาจาก SOP ที่เขียนไว้เองของโรงงาน ไม่ใช่เทมเพลตที่ผู้ขายส่งให้ทุกลูกค้าเหมือนกันหมด
ระบบผ่านเกณฑ์การยอมรับ 19 จาก 19 ข้อ และเพราะระบบถูกติดตั้งอยู่ภายใน tenant เดิมโดยไม่ต้องเข้าไปแทนที่ workflow เดิมทั้งหมด 51 รายการที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งทำงานอยู่บนแพลตฟอร์ม automation เดียวกันได้รับการยืนยันแล้วว่าไม่ได้รับผลกระทบใด ๆ นั่นคือระดับความเสี่ยงที่ต่างจากการย้ายแพลตฟอร์มอย่างมาก ซึ่งการเปลี่ยนโมดูลเดียวอาจกระทบทั้งระบบได้
เมื่อไรที่โปรแกรม QMS คือคำตอบที่ถูกต้อง
เพื่อความเป็นธรรมกับอีกแบบหนึ่ง ถ้าคุณกำลังสร้างการควบคุมเอกสารตั้งแต่ศูนย์ ไม่มีทะเบียนหรือ SOP ที่เป็นรูปเป็นร่างมาก่อน แพลตฟอร์ม QMS จะให้โครงสร้างให้คุณสร้างต่อ และถ้าคุณต้องการโมดูลที่กว้างกว่าการควบคุมเอกสารมาก เช่น การตรวจประเมินซัพพลายเออร์ workflow CAR และ NC ที่ซับซ้อน เมทริกซ์การฝึกอบรม ความครอบคลุมของแพลตฟอร์มอาจคุ้มค่ากว่าต้นทุนการย้ายข้อมูล
หัวใจสำคัญคือการแยกแยะความแตกต่างนี้ให้ชัดเจน "เราไม่มีกระบวนการ" คือปัญหาแบบแพลตฟอร์ม "เรามีกระบวนการอยู่แล้วแต่ทุกอย่างต้องพิมพ์ด้วยมือ" คือปัญหาแบบ automation โรงงานไทยที่ได้รับการรับรอง ISO ส่วนใหญ่ที่เราคุยด้วยอยู่ในกรณีหลัง
คำถามที่พบบ่อย
Automation กับโปรแกรม QMS ทำงานร่วมกันได้หรือไม่
ได้ automation ทำงานควบคู่กับแพลตฟอร์ม QMS หรือทะเบียนแบบสเปรดชีตได้ คำถามคือแบบไหนที่ตัดการพิมพ์ซ้ำด้วยมือของคุณออกไปได้จริง
เราต้องย้ายข้อมูลเพื่อใช้ automation หรือไม่
ไม่ต้อง ในระบบต้นแบบ automation ถูกเขียนให้ทำงานกับทะเบียน Google Sheets เดิมของโรงงาน โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลเข้าไปในซอฟต์แวร์ใหม่
Automation แทนที่ผู้ทบทวนและผู้อนุมัติของเราหรือไม่
ไม่ได้แทนที่ จุดตัดสินใจของคนยังคงอยู่ตรงเดิมใน SOP ของคุณ automation ทำงานหลังจากมีการบันทึกการตัดสินใจเหล่านั้นแล้วเท่านั้น
Automation ถูกกว่าโปรแกรม QMS หรือไม่
โครงสร้างต้นทุนของทั้งสองแบบเทียบกันตรง ๆ ไม่ได้ แบบหนึ่งมักเป็นค่าไลเซนส์รายที่นั่งต่อเนื่อง อีกแบบคือระบบเฉพาะที่คุณเป็นเจ้าของ รายละเอียดต้นทุนพูดคุยกันในการนัดสำรวจขอบเขตงานตามกระบวนการจริงของคุณ ไม่มีการเสนอราคาแบบเหมาโหลทั่วไป
ถ้าเรามีแพลตฟอร์ม QMS อยู่แล้วและพอใจล่ะ
automation ยังตัดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือที่เกิดขึ้นภายในหรือรอบแพลตฟอร์มนั้นได้ ถ้ายังมีการพิมพ์ซ้ำระหว่างระบบอยู่ จุดเริ่มต้นไม่ว่ากรณีไหนคือเข้าใจว่า ISO automation ทำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้
หากคุณกำลังตัดสินใจระหว่างการใช้แพลตฟอร์มใหม่กับการทำให้กระบวนการที่คุณมีอยู่แล้วเป็นอัตโนมัติ นัดปรึกษาฟรีกับ 1% EVO นำ SOP ควบคุมเอกสารปัจจุบันของคุณมาด้วย เราจะบอกตรง ๆ ว่าสถานการณ์ของคุณเข้าข่ายแบบไหน และเปิดระบบจริงให้ดูไม่ว่าจะเป็นกรณีไหน